I. Polityka prywatności
W wykonaniu obowiązku informacyjnego, określonego w art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej zwanego RODO, mając na uwadze fakt Państwa kontaktów z Biurem oraz ewentualnego przetwarzania danych osobowych, chcielibyśmy przekazać Państwu podstawowe informacje o wykorzystywaniu danych osobowych.
Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych dotyczących klientów Biura znajdą Państwa w załączniku do umowy z Biurem. Poniżej zostały zamieszczone informacje o przetwarzaniu danych osobowych osób, które mogą mieć styczność z Biurem w związku ze współpracą z klientem Biura oraz osób związanych z kontrahentami Biura.
Administratorem danych osobowych jest MCS TAX Sp. z o.o. (zwana: „Biurem”) z siedzibą przy ul. Zakątek 4, 62-002 Suchy Las, NIP 7771330940, REGON 300905080.
W sprawie przetwarzania i ochrony Państwa danych osobowych możecie się Państwo skontaktować z Administratorem pisemnie pod adresem: ul. Zakątek 4, 62-002 Suchy Las, lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: biuro@mcstax.pl umieszczenie w temacie wiadomości mailowej dopisku „RODO” ułatwi Administratorowi i przyspieszy udzielenie odpowiedzi.
Z wykorzystaniem wskazanych wyżej danych kontaktowych mogą Państwo w szczególności realizować swoje uprawnienia w związku z przetwarzaniem danych osobowych, o jakich mowa w treści właściwej klauzuli lub zwrócić się do Administratora o przesłanie właściwej dla Państwa klauzuli informacyjnej.
II. Strona www. Pliki Cookies. Formularze kontaktowe
Aby zagwarantować płynność działania i efektywność strony internetowej mogą być zbierane pewne informacje i dane za pomocą plików cookie, pomaga to w jej ulepszeniu i utrzymaniu. Są to małe elementy danych (pliki tekstowe) wysyłane do przeglądarki użytkownika z serwera internetowego i przechowywane na urządzeniu użytkownika, aby witryna mogła rozpoznać urządzenie. Istnieją dwa rodzaje plików cookie: stałe i tymczasowe (lub „sesyjne“). Stałe pliki cookie są przechowywane w formie pliku na komputerze lub urządzeniu mobilnym użytkownika przez dłuższy okres. Sesyjne pliki cookie są tymczasowo przechowywane na komputerze użytkownika, kiedy odwiedza naszą witrynę, ale są usuwane z chwilą zamknięcia strony. Niektóre pliki cookie wykorzystują informacje na temat korzystania przez użytkownika z naszej witryny i innych witryn, np. stron odwiedzanych przez użytkownika lub jego reakcji na reklamy lub do analizy ruchu na stronie internetowej, takie jak google-analytics.com, googletagmanager.com, maps.google.com (narzędzia Google, które pomagają właścicielom stron internetowych i aplikacji dowiedzieć się, w jaki sposób korzystają z nich użytkownicy – używa zestawu plików cookie do zbierania informacji i generowania raportów ze statystykami na temat zachowania, kliknięć użytkowania, korzystania z mapy Google). Więcej o narzędziach Google możesz przeczytać na stronie: https://policies.google.com/technologies/cookies?hl=pl#how-google-uses-cookies.
Podstawę prawną do przetwarzania danych w zakresie użycia plików cookie stanowi zgoda użytkownika, który wchodząc po raz pierwszy na stronę internetową podejmuje decyzję dotycząca zgody na pliki cookies. Ustawienia te dostępne są także pod linkiem: _________
Ponadto w wypadku, gdy użytkownik nie chce akceptować plików cookie, może zmienić ustawienia w preferencjach bezpieczeństwa swojej przeglądarki internetowej, co wyeliminuje z poziomu przeglądarki korzystanie użytkownika z pików Cookies.
Na stronie internetowej Biura znajduje się formularz kontaktowy, którego można użyć do kontaktu z biurem. Szczegółowa informacja dotycząca przetwarzania danych oraz prawa użytkownika znajduje się w punkcie II. niniejszej Polityki dot. przetwarzania danych osób związanych z Klientami i Kontrahentami Biurem, z tym zastrzeżeniem, że w takim przypadku podstawą przetwarzania danych jest zgoda użytkownika oraz uzasadniony interes Biura. Ponadto korzysta ona z tych danych wyłącznie dla celów związanych z przygotowaniem i wysłaniem odpowiedzi na zapytanie użytkownika. W przypadkach uzasadnionych okolicznościami dane mogą być przechowywane przez okres do 12 miesięcy; a w przypadku zawarcia umowy z Biurem przez okres wynikający z tej umowy, jeżeli dane związane z realizacją tej umowy.
II. Pracownicy/Współpracownicy (w tym członkowie organów zarządzających) Klientów i Kontrahentów Biura
Niniejsza klauzula informacyjna przeznaczona jest dla:
– osób fizycznych działających w kontaktach z Biurem w imieniu Klientów Biura, w tym w szczególności pracowników i osób zarządzających w strukturach Klientów będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej;
– osób fizycznych działających w kontaktach z Biurem w imieniu Kontrahentów Biura (usługodawców, zleceniobiorców), w tym w szczególności pracowników i osób zarządzających w strukturach Kontrahentów będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej,
– oraz osób korzystających z formularza kontaktowego na stronie internetowej Biura.
- Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe w związku ze:
a) świadczeniem przez Biuro obsługi księgowej, podatkowej, kadrowo – płacowej na rzecz swojego Klienta będącego Pani/Pana Pracodawcą, bądź
b) realizacją umów zawartych przez Biuro ze swoim Kontrahentem (usługodawcą, zleceniobiorcą) będącym Pani/Pana Pracodawcą;
w związku z czym jest Pani/Pan osobą uprawnioną lub wyznaczoną przez swojego Pracodawcę do kontaktu z Biurem (Administratorem) w bieżących sprawach związanych ze świadczeniem obsługi księgowej, podatkowej, kadrowo – płacowej na rzecz Pani/Pana Pracodawcy lub realizacją innych umów łączących Pani/Pana Pracodawcę z Biurem, lub do reprezentowania Pracodawcy (samodzielnie lub łącznie z inną osobą) w stosunkach z podmiotami trzecimi (np. jako członek zarządu).
- Na potrzeby niniejszej klauzuli informacyjnej przez Pracodawcę należy rozumieć Pani/Pana pracodawcę, zleceniodawcę lub spółką prawa handlowego, której jest Pani/Pan wspólnikiem uprawnionym do jej reprezentacji, członkiem zarządu, prokurentem lub pełnomocnikiem.
- Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe w następujących celach:
a) realizacji umów zawartych przez Administratora z Pani/Pana Pracodawcą;
b) podjęcia działań na żądanie Pani/Pana Pracodawcy przed zawarciem przez niego umowy z Administratorem, w tym przygotowywania ofert, zapytań ofertowych i udzielania na nie odpowiedzi, ustalania warunków współpracy z Pani/Pana Pracodawcą;
c) archiwizacji;
d) w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, np. w celu dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami wynikającymi lub związanymi umową łączącą Administratora z Pani/Pana Pracodawcą.
- Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe, jakie zostały mu przekazane bezpośrednio przez Panią/Pana (np., gdy przy zawieraniu umowy działał/-a Pan/Pani w imieniu swojego Pracodawcy, poprzez wysłanie do Biura wiadomości mailowej w związku z realizacją określonego zlecenia na rzecz Pani/Pana Pracodawcy) lub przez Pani/Pana Pracodawcę. Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych:
a) imię i nazwisko,
b) numer telefonu,
c) adres poczty elektronicznej,
d) nazwa/firma Pracodawcy.
- Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – niezbędność przetwarzania danych osobowych do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora i osobę trzecią, którą jest Pani/Pana Pracodawca, które to cele opisane są w pkt 2 powyżej.
- Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane przez Administratora następującym kategoriom odbiorców:
a) podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora, w szczególności w zakresie usług informatycznych;
b) podmioty którym Administrator ma prawny obowiązek udostępnienia przetwarzanych przez siebie danych osobowych – tylko w sytuacji i w zakresie określonych przepisami prawa.
- Administrator nie zamierza przekazywać Pani/Pana danych osobowych do państw trzecich, ani organizacji międzynarodowych. W przypadku podjęcia przez Administratora decyzji o przekazaniu Pani/Pana danych osobowych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych, nastąpi to w zakresie, na jaki pozwalać będzie prawo, a aktualna informacja o tym zostanie Pani/Panu przekazana oraz zamieszczona na stronie internetowej Kancelarii.
- Administrator będzie przetwarzać Pani/Pana dane osobowe przez okres obowiązywania zawartej Pani/Pana Pracodawcą umowy, a po jego upływie przez okres niezbędny do zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń przysługujących Administratorowi i obrony przed ewentualnymi roszczeniami – nie dłużej niż do upływu okresu ich przedawnienia lub prawomocnego zakończenia postępowania, których są przedmiotem.
- Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, jednak warunkuje możliwość nawiązania z Panią/Panem przez Biuro kontaktu w związku z procesem zawierania lub wykonywania umowy z Pani/Pana Pracodawcą. Odmowa podania danych lub żądanie ich usunięcia uniemożliwi Kancelarii taki kontakt. W przypadku, w jakim reprezentuje Pani/Pan swojego Pracodawcę przy dokonywaniu czynności prawnych (np. jako pełnomocnik, członek zarządu), odmowa podania danych osobowych może skutkować niemożnością skutecznego wykonania takiej czynności prawnej (np. zawarcia umowy).
- W związku z przetwarzaniem przez Administratora Pani/Pana danych osobowych, przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:
a) prawo dostępu do treści przetwarzanych przez Administratora dotyczących Pani/Pana danych osobowych;
b) prawo do ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w przypadkach określonych w art. 18 RODO, w szczególności w przypadku przetwarzania danych niezgodnie z prawem lub wniesienia przez Panią/Pana sprzeciwu, o jakim mowa w pkt 11 poniżej;
c) prawo żądania sprostowania danych nieprawidłowych oraz uzupełnienia danych niekompletnych;
d) prawo do żądania usunięcia Pani/Pana danych osobowych w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO, w szczególności w przypadku gdy dane te nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, albo w przypadku złożenia przez Panią/Pana sprzeciwu, o jakim mowa w pkt 11 poniżej;
e) wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Ma Pani/Pan także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych z przyczyn uzasadnionych swoją szczególną sytuacją – wówczas Administrator zaprzestanie przetwarzania danych osobowych w tych celach, chyba że:
a) będzie w stanie wykazać, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności,
b) będzie w stanie wykazać, że dane te będą mu niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
- Administrator informuje, że nie będzie przetwarzał Pani/Pana danych osobowych w sposób zautomatyzowany, na podstawie przetwarzanych przez siebie danych osobowych nie będzie podejmować decyzji w sposób zautomatyzowany, a Pani/Pana dane osobowe nie będą profilowane ani przetwarzane przez Administratora w celach marketingowych.
III. Kontrahenci Biura
Niniejsza klauzula informacyjna przeznaczona jest dla Kontrahentów Biura (zleceniobiorców, usługodawców), będących osobami fizycznymi, niezależnie od tego, czy prowadzą oni działalność gospodarczą.
- Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe w następujących celach:
a) realizacji umów łączących Panią/Pana z Administratorem;
b) podjęcia działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy, w tym przygotowywania ofert, zapytań ofertowych i udzielania na nie odpowiedzi, ustalania warunków współpracy;
c) rozliczeniowych, księgowych;
d) zapewnienia bezpieczeństwa procesów IT, również przy pomocy zewnętrznych dostawców usług IT;
e) archiwizacji;
f) wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, np. wynikających z przepisów podatkowych;
g) w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, np. w celu dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami wynikającymi lub związanymi zawarciem, realizacją lub rozwiązaniem umowy.
- Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe, jakie zostały mu przez Panią/Pana podane w związku negocjacją, zawarciem i realizacją umowy, a także dane osobowe pozyskane pochodzące z publicznych rejestrów (np. CEIDG, rejestr REGON), w szczególności mogą to być:
a) imię i nazwisko,
b) adres prowadzenia działalności
c) gospodarczej/zamieszkania/zameldowania,
d) PESEL,
e) NIP,
f) numer telefonu,
g) adres poczty elektronicznej,
h) numer rachunku bankowego.
- Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie następujących przepisów RODO:
a) art. 6 ust. 1 lit. b – niezbędność przetwarzania danych osobowych do wykonania zawartej z Panią/Panem umowy lub podjęcie na Pani/Pana żądanie działań przed zawarciem takiej umowy – w przypadku celów określonych w pkt 1 lit. a, b oraz c powyżej;
b) art. 6 ust. 1 lit. c – niezbędność przetwarzania danych osobowych do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze – w przypadku celów określonych w pkt 1 lit. c – f powyżej;
c) art. 6 ust. 1 lit. f – niezbędność przetwarzania danych osobowych do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora – w przypadku celów określonych w pkt 1 lit. c, d, e oraz g powyżej.
- Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane przez Administratora następującym kategoriom odbiorców:
a) podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora, w szczególności w zakresie księgowości oraz IT;
b) banki, urzędy skarbowe;
c) inne podmioty którym Administrator ma prawny obowiązek udostępnienia przetwarzanych przez siebie danych osobowych – tylko w sytuacji i w zakresie określonych przepisami prawa.
- Administrator nie zamierza przekazywać Pani/Pana danych osobowych do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych. W przypadku podjęcia przez Administratora decyzji o przekazaniu Pani/Pana danych osobowych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych, nastąpi to w zakresie, na jaki pozwalać będzie prawo, a aktualna informacja o tym zostanie Pani/Panu przekazana oraz zamieszczona na stronie internetowej Biura.
- Administrator będzie przetwarzać Pani/Pana dane osobowe przez okres obowiązywania zawartej z Panią/Panem umowy lub realizacji zlecenia, a po jego upływie przez okres:
a) niezbędny do zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń przysługujących Administratorowi i obrony przed ewentualnymi roszczeniami – nie dłużej niż do upływu okresu ich przedawnienia lub prawomocnego zakończenia postępowania, których są przedmiotem;
b) niezbędny do wypełnienia obowiązków prawnych Administratora, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych.
- Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest dobrowolne, jednak:
a) podanie danych, o jakich mowa w pkt 2 lit. a – d powyżej jest warunkiem zawarcia umowy lub podjęcia na Pani/Pana żądanie czynności przed zwarciem takiej umowy;
b) podanie pozostałych danych osobowych może być konieczne w celu realizacji umowy lub jej niektórych obowiązków (np. podanie numeru rachunku bankowego warunkuje możliwość dokonania zapłaty przelewem bankowym) lub w celu bieżących kontaktów związanych z realizacją umowy, a odmowa ich podania lub żądanie ich usunięcia może prowadzić do konieczności zmiany umowy (np. odmowa podania adresu e-mail będzie skutkowała koniecznością zmiany zapisu o składaniu zamówień za pośrednictwem poczty elektronicznej) lub jej rozwiązania w przypadku, gdyby zmiana taka była istotna dla warunków współpracy, ewentualnie brakiem możliwości zawarcia takiej umowy.
- W związku z przetwarzaniem przez Administratora Pani/Pana danych osobowych, przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:
a) prawo dostępu do treści przetwarzanych przez Administratora dotyczących Pani/Pana danych osobowych;
b) prawo do ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w przypadkach określonych w art. 18 RODO, w szczególności w przypadku przetwarzania danych niezgodnie z prawem lub wniesienia przez Panią/Pana sprzeciwu, o jakim mowa w pkt 9 poniżej;
c) prawo żądania sprostowania danych nieprawidłowych oraz uzupełnienia danych niekompletnych;
d) prawo do żądania usunięcia Pani/Pana danych osobowych w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO, w szczególności w przypadku gdy dane te nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, albo w przypadku złożenia przez Panią/Pana sprzeciwu, o jakim mowa w pkt 9 poniżej;
e) wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Ma Pani/Pan także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych, które przetwarzane są na podstawie określonej w art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora lub strony trzeciej) – z przyczyn uzasadnionych swoją szczególną sytuacją – wówczas Administrator zaprzestanie przetwarzania danych osobowych w tych celach, chyba że:
a) będzie w stanie wykazać, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności,
b) będzie w stanie wykazać, że dane te będą mu niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
- Administrator informuje, że nie będzie przetwarzał Pani/Pana danych osobowych w sposób zautomatyzowany, na podstawie przetwarzanych przez siebie danych osobowych nie będzie podejmować decyzji w sposób zautomatyzowany, a Pani/Pana dane osobowe nie będą profilowane ani przetwarzane przez Administratora w celach marketingowych.
